Quand on a une entreprise à faire tourner et que l’on veut mettre toutes les chances de son côté que son développement et sa vie aillent bon train, en tant que dirigeant, on se doit dans bien des circonstances que d’avoir un profil complet où l’on est capable de porter plusieurs casquettes à la fois. Seulement voilà, quand une activité augmente son nombre de collaborateurs et de collaboratrices pour grandir au fur et à mesure du temps et d’un portefeuille clients qui s’étoffe, il faut pouvoir bénéficier d’une gestion des ressources humaines digne de ce nom et qui soit à la hauteur de vos ambitions. C’est quand cela devient impérieux que se pose la question de l’externalisation de la fonction RH. Voyons ensemble ce que cela recouvre.
L’externalisation quand on n’a pas de service RH
Le premier des cas de figure où l’on va envisager de sous-traiter et d’externaliser la fonction RH de l’entreprise sera bien évidemment quand on n’a pas de service dédié au sein de celle-ci. S’il y a beaucoup de dirigeants ou de jeunes managers qui n’aiment pas beaucoup le fait d’externaliser une fonction quelle qu’elle soit ; parce qu’ils pensent pouvoir l’assumer pleinement en interne ou parce qu’ils préfèrent gérer les choses eux-mêmes pour minimiser les dépenses ; il y a un moment où cela devient une nécessité.
Quand on n’a pas de service RH, créer un service spécifique pour la gestion des ressources humaines ne sera pas nécessairement rentable et vous aurez tout autant intérêt à confier cette gestion des ressources humaines à un cabinet de conseils en RH qui vous assistera dans un volume d’heures en rapport avec vos besoins réels. En plus, contrairement à un ou plusieurs salariés que vous embaucheriez pour s’occuper de la partie ressources humaines de votre entreprise, le fait d’externaliser la fonction RH, comme toute fonction que vous pourriez externaliser d’ailleurs, vous permettra de gagner en flexibilité et de limiter au maximum vos charges fixes (nous y reviendrons ci-après). Une excellente chose quand on sait à quel point certaines trésoreries peuvent être à flux tendu par moment.
Externaliser quand on a un service ressources humaines
Contrairement à ce que beaucoup de personnes pensent à tort, il n’y a pas que quand on ne dispose pas de service RH en interne que l’on peut externaliser une partie de l’activité ressources humaines de son entreprise. En effet, vous pouvez tout à fait par exemple recruter une personne en charge de l’activité liée aux ressources humaines dans l’entreprise et faire en plus appel à un cabinet de conseils en RH en complément pour que ce dernier assiste la personne, aussi bien pour lui apporter des conseils et une expertise que pour prendre le relais quand la personne est absente ou en congé, etc.
Nous pourrions faire ici une analogie avec le recours à un cabinet d’expertise comptable, alors que vous effectuez tout de même un minimum de tâches à ce niveau (émission de factures, tableaux de bord, etc.). Cette analogie pourrait paraître grossière au sens où le recours à un cabinet d’expertise comptable est pour sa part obligatoire, mais tout de même, l’idée est là. Non seulement parce qu’il est régulièrement avantageux que de pouvoir bénéficier d’un appui externe, ne serait-ce que quand il s’agit de réaliser des tâches peu courantes quand on exerce au sein d’une entreprise alors qu’un cabinet de conseil sera lui plus sollicité sur la tâche en question, mais aussi pour la tranquillité d’esprit que l’on obtient quand on s’appuie sur une personne experte dans sa discipline.
Comment réussir l’externalisation de la fonction RH
Souvent quand on en arrive à se poser la question de l’externalisation de la fonction RH, c’est que l’activité prend de l’essor et que tout ce qui concerne les ressources humaines devient de plus en plus compliqué à gérer pour le ou les responsables qui s’en occupaient jusqu’à présent. Non pas que cela ne soit devenu plus difficile en soi, simplement plus coûteux en temps or on sait très bien que quand on occupe un poste de décideur, il faut pouvoir se focaliser pleinement sur les décisions les plus importantes pour l’activité.
Comment dès lors prendre la ou les bonnes décisions face à l’augmentation constante de ces besoins en ressources humaines ? L’avantage quand on fait partie d’un cercle d’entrepreneurs / entrepreneuses ou de dirigeants / dirigeantes, c’est que l’on a la possibilité d’échanger avec des personnes qui sont confrontées à des situations souvent comparables et qui se posent souvent les mêmes questions. Ainsi, vous pourriez par exemple trouver, en discutant avec des personnes dans une situation comparable à la vôtre, et / ou qui l’ont été il y a peu, des conseils sur un choix de prestataire compétent en la matière.
Dans l’hypothèse où vous n’auriez pas la possibilité de bénéficier de conseils de la part d’une personne de confiance avec qui vous êtes fréquemment en contact et qui se trouve ou trouvait dans la même situation que vous, n’hésitez pas à avoir recours aux moteurs de recherches sur Internet et à faire un maximum de recherches pour trouver un cabinet de conseil RH en mesure de vous proposer un rapport qualité / prix satisfaisant par rapport à vos besoins en ressources humaines.
Pourquoi externaliser la fonction RH ?
Quand on arrive à gérer une bonne partie de ses ressources humaines par soi-même, on pourrait se demander dans quelle mesure l’externalisation de la fonction RH présente un intérêt. Pourtant, quand on s’en occupe ou que l’on s’en est déjà occupé, on sait très bien que la gestion des ressources humaines est quelque chose qui prend du temps. Au-delà du fait de réclamer des connaissances et un savoir-faire qui s’apprennent, gérer de l’humain n’est pas chose aisée et le plus souvent, c’est quelque chose de chronophage. Or si c’est une fonction que vous occupez « par défaut » parce que vous n’y avez pas alloué de moyens, vous allez perdre en productivité parce que ce n’est pas votre cœur de métier et ce n’est pas là-dedans que vous allez pouvoir rentabiliser votre temps en créant de la valeur ajoutée ou, à tout le moins, en occupant la ou les fonctions où vous êtes le plus efficace et pour lesquelles vous êtes fait(e).
Par ailleurs, à cette question pourquoi externaliser la fonction RH, nous aurions presque envie de répondre pourquoi pas ? En effet, quand on est une structure qui a besoin d’externaliser certains pans de son activité économique, tout ne s’externalise pas ou du moins tout ne s’externalise pas de la même manière et avec autant de réussite. Et parmi les choses qui peuvent être externalisées avec succès, on trouve quelques branches, dont tout ce qui concerne la partie liée aux ressources humaines.
Et puisque cela fait partie des choses qui peuvent être externalisées, il faut se poser la question du coût. Quand on en arrive là, on se rend compte que le fait d’externaliser la fonction RH peut permettre de réaliser des économies substantielles. Prendre un collaborateur ou une collaboratrice pour s’occuper de la partie RH vous coûtera plusieurs dizaines de milliers d’euros par an avec tout ce que cela représente en matière de charges fixes. Vous pouvez, sur la base d’un salaire brut annuel de 25000€ compter un investissement minimum (tout compris) dans une fourchette comprise entre 40000€ et 50000€. Cela peut monter de façon plus conséquente et il ne faut pas perdre de vue que le recrutement d’un seul collaborateur ou une seule collaboratrice occasionne des dépenses annexes si vous avez besoin d’opérations RH en son absence. D’un autre côté, si vous prenez plus d’un seul collaborateur ou une seule collaboratrice, les sommes, même si vous pourriez réaliser quelques économies d’échelle, vont se multiplier…
Comment se passe l’externalisation de fonction RH ?
Vous vous demandez peut-être comment cela se passe concrètement ? Comme vous le faites avec vos autres fournisseurs, vous allez signer un contrat avec un prestataire externe qui va effectuer pour vous les missions de ressources humaines que vous allez définir ensemble. Ces missions peuvent être extrêmement variées : gestion des recrutements, émission des fiches de paie du personnel, gestion de conflits, mener une étude sur la satisfaction au travail, etc.
Bien évidemment, le recours à une solution externe ne vous empêche pas de gérer certains aspects des ressources humaines par vous-même, que vous les estimiez comme plus stratégiques ou tout simplement parce que vous souhaitez garder la main sur ces dernières, vous pouvez tout à fait focaliser votre recours au prestataire externe en ressources humaines pour lui confier les missions les plus chronophages et « fonctionnelles » et conserver la gestion de celles que vous estimez comme étant plus importantes et / ou stratégiques.